在企业的日常运营中，未付发票是一个常见且令人头痛的问题。应对这些未付发票不仅关系到企业的现金流和财务健康，也影响到与客户的关系。因此，了解如何合法、地追收欠款是每个企业管理者必须掌握的技能。本文将从多个方面详细探讨如何处理客户不支付发票的情况，并介绍几种合法的追款方法。

主动联系客户

在启动正式的商账追收程序之前，首先应尝试通过主动联系客户来解决问题。这是一个且相对温和的追款方法，能够在不破坏客户关系的情况下，尽可能地解决未支付的问题。

通过电话或邮件与客户沟通，了解未支付发票的具体原因。例如，可能是因为客户未收到发票，发票内容不明确，或者是客户的内部支付系统出现了问题。在这些情况下，通过沟通可以迅速解决这些问题，从而促使客户付款。

常见问题及解决方法：

1. 您的发票有问题：客户未曾收到发票，或者发票不明确或不符合客户要求。

2. 货物未曾送达或送达地址错误。

3. 您的客户的会计或支付系统出现故障。

4. 您的客户发生现金流问题（在这种情况下，您的客户可能愿意遵守还款时间表）。

事实证明，电话沟通是的商账追收方法。通过与客户直接对话，您可以更好地了解他们的情况，并确保他们将您的发票视为优先事项，进而优先考虑向您付款。

发送商账催收函

如果主动联系客户未能解决问题，下一步是发送商账催收函。这是一种正式的书面通知，提醒客户其发票仍未支付，并请求及时付款。

催收函应简短扼要，语气坚定但礼貌，以维护客户关系。函中应明确指出，如果客户未能在期限内付款，您将考虑采取进一步的法律措施。

催收函的撰写建议：

1. 简洁明了地指出欠款金额及发票编号。

2. 提供一个合理的付款期限。

3. 明确告知客户如果不付款，将会采取的后续措施。

考虑外部支持

如果通过自身的资源（电话、催收函）仍未能收回欠款，您可以考虑寻求外部支持。商账追收机构和贸易信用保险提供商是两种常见的外部支持方式。

商账追收机构

商账追收机构专门从事代表各类债权人追收商业欠款的业务。他们的目标是尽量避免诉讼，通过各种方式尽可能收回欠款。在大多数情况下，商账追收机构并不拥有债务，您的企业仍然拥有并控制客户欠款，商账追收机构则作为中间人，按照追收金额的一定比例收取服务费用。

商账追收机构的操作步骤：

1. 直接联系客户并要求全额付款。通常，一通电话或一封信函，就能促使客户付款。

2. 如果客户无法全额付款，商账追收机构会尝试在您的同意下与客户协商一个付款计划。

3. 如果在180天后仍未能收回欠款或通过付款协议付款，商账追收机构可能会采取法律行动。

对于债务人提起诉讼应视为之后的手段，因为诉讼既耗时又费钱，而且只有在妥当执行的情况下才有价值。大多数国家/地区对债务追收行为有严格的法律规定，因此在采取法律行动之前，应充分了解相关法律要求。

贸易信用保险

与贸易信用保险提供商合作也是一种的商账追收解决方案。贸易信用保险承保因意外商业和政治风险而无法收回的应收账款，从而保障您的现金流。如果客户资不抵债或长期拖欠，将按照您已交付的货物或已提供的服务的价值赔付。

贸易信用保险的优势在于不仅可以追收欠款，还能帮助您采取预防措施，避免未来发生更多的坏账。通常拥有广泛的信用情报网络，能够提供客户财务健康状况的定期更新，帮助您更好地管理信用风险。

您应该放弃未付发票吗？

在某些情况下，放弃未付发票可能是更好的选择。尤其是当追收欠款的成本高于欠款金额时，或者为了维护与重要客户的关系时，放弃小额欠款是一个明智的决定。

决定放弃欠款的考虑因素：

1. 欠款金额较小，追收成本高于欠款金额。

2. 为了维持与重要客户的良好关系，可以考虑取消逾期罚金。

如果这些方法仍未奏效，可以考虑采取更严厉的措施，如寻求外部帮助。

坏账的处理

坏账是指不可收回的应收账款。企业应当在会计上将这些坏账费用从应收账款中扣除，以反映真实的财务状况。坏账的产生会影响公司的财务和现金流，因此应当尽量避免。

坏账产生的原因可能包括客户资不抵债、破产、供应链问题、银行信用额度被撤销、市场突然下跌、信用欺诈等。为了减少坏账的发生，企业应当加强信用控制政策，定期更新客户的信用状况，并采取预防措施。

总结

处理未付发票和追收欠款是每个企业面临的重要问题。通过主动联系客户、发送催收函、寻求外部支持和考虑放弃欠款等方法，企业可以在保护自身利益的同时，维护与客户的良好关系。与此同时，采取的信用管理和预防措施，有助于减少坏账的发生，保障企业的财务健康。

无论采取哪种方法，都应以合法和专业的方式进行，确保在追收欠款的过程中，不破坏企业的声誉和客户关系。希望本文提供的建议能帮助企业更好地应对未付发票问题，实现稳定的现金流和持续的业务增长。