在与某个特定的客户进行了几年的合作之后，您可能会觉得关系很好，您可以信任您的客户，所以觉得这些问题不会影响到您。 您可能认为，客户组织规模大，它必然会支付您发票以保护它的声誉。 也许这个客户已经向您保证预算到位，没有拖欠的风险。 您的销售团队可能已经对您客户的信用记录进行了检查，并确信客户的财务状况良好。 这些指标当然都很重要，但即便如此，如果拒付依旧发生，您也不必过于惊讶。

若要从源头上避免拒付，首先需了解拒付是如何产生的。 首先试着问问您自己以下问题：

• 您是否有机制来防止损失或限制您的风险？
• 您签署合同了吗？
• 您是否描述了交付成果以及付款条件？

通过回答这些问题并采取积极主动的态度，您可以减少拒付发生的可能性。 遵循现金流最佳实践，您就可以开始降低您的应收账款风险。

当您的客户没有付款，尤其是当它成为您已经信任的客户时，感觉总是很糟的。 您要如何才能说服它们付款？ 从以下的四个步骤开始，并记住发展与客户的关系是最重要的。 与客户进行坦诚的沟通最终可以将您从高昂的法律费用和繁冗的开庭期中解救出来。

1. 联络客户

第一步是与客户取得联络。 有时，打电话或重新开具发票就足以保证付款。 如果这不奏效，就礼貌地解释不给您特定业务付款可能导致的后果——可能是停止对它们服务，或者向信用评级机构报告他们的过失。 根据情况，您也可以考虑提出接受分期付款，以保证短期内可以收回债务和增加现金流。

2. 评估未付发票的利息或过期罚款

因为您向客户提供了信用条款，所以您可以在发票未得到支付时收取过期罚款或利息。 但是收取过期罚款或利息不能在没有通知客户的情况下发生。 因此，在原始的销售合约中最好有一个过期罚款政策，并将其作为原始销售协议的一部分。 在每张发票上都附上过期罚款或利息政策的提示。 这样做可以很好地激励客户按时付款。

一旦发票过期，通过信件联络客户，重申您的过期罚款或利息政策，并提供一份过期发票的副本。 在这封信中，您可以选择提供一个付款计划和相关参数，而不是要收取费用。 这些参数应包括付款的具体次数、每次付款的金额和付款时间表。 此外，鉴于有了逾期付款的付款计划，在这个付款计划完成以及逾期款项付清之前，对于其他的销售业务，您明智的做法是采取货到付款。

现金流问题在任何企业中都可能发生。 您收取过期罚款时要小心。 如果一个好客户突然无法支付发票，尝试了解它们的处境，通过商定的付款计划收取欠款，并保持良好的关系是非常值得的。 请记住，在某些情况下，在发票过期的时候收取过期罚款或利息可能会对客户关系造成伤害，不仅会导致拒付，还会导致失去客户。

3. 发一封正式的债务催收信

有时候，您打电话提醒客户有过期未付的发票，或者提供一个付款计划来代替累积利息或过期罚款，但没有得到回应。 在这些情况下，是时候起草并发出正式的债务催收信了。

债务催收信的目的有两个：您想要取回欠您的款项，同时建立证据，证明您在决定采取法律行动之前已经使用了良好的协议与客户联络，讨论过期未付的金额。 请务必通过带有回执的挂号信发送债务催收信。 这样可以证明您的债务催收信已经被收到了。

您的第一封债务催收信应该包括发票的详细信息，并体现您之前与客户沟通的努力。 这封债务催收信也应该通知到您的客户，未付的发票将在一个特定的日期后转交给催收公司。 如果这封债务催收信在两周内没有得到回应，您应该再发出最后的债务催收信。 它应当体现您之前与客户沟通的努力，并告知它们债务将被转交给催收公司或将采取法律行动收回未付账款。

4. 求助于催收公司

好的做法：如果您无法成功地联络到客户，您可以考虑求助于催收公司。 这有助于腾出员工的时间从事其他工作，并将责任委派给催收公司。 这可能是小额付款的最佳解决方案，因为您通常不必拿出钱来，催收公司只会收取未付款项的一部分。 对于较大的拖欠付款，提起诉讼是可取的。 和您的律师谈谈如何在您的地区进行诉讼; 您可能不需要诉讼代理人，但在诉讼前获取法律建议是个好主意。

与其聘请债务催收机构，您或许应该考虑在这个阶段购买贸易信用保险。 这种保险方案能够保护您免受未支付发票的损失。 此外，当您通过安联贸易的信用保险保单保护您的应收账款免受损失时，您还可以将无限数量的债务催收账户（包括那些在保险保单生效前就已存在的账款）以我们的标准客户费率 15% 进行催收。 通过利用安联贸易提供的优惠催收费率，我们的许多客户在收取欠款的同时，将来能以相同或更低的成本获得对于坏账的保护，这比传统债务催收机构的费用更低。

5. 对未付发票采取法律行动

如果催收措施未能奏效，未支付的发票仍然拖延，那么现在是时候寻求法律诉讼了。 您可以在小额诉讼庭或民事法院之间做出选择。 小额诉讼庭较为迅速，节省时间和金钱，通常能在同一天内解决您的问题。 而在民事法院，您将需要聘请律师，案件通常会持续数天，最终累积许多法律和诉讼费用。 在决定哪个诉讼场所时，您应该寻求法律意见。

6. 关注您的员工

在严重的拒付事件中，您的现金流可能会受到损害，员工士气也可能受到影响，尤其是如果为了保持竞争力而不得不引入裁员和其他节省成本的措施。 在这些情况下，您有利于在员工和管理层之间促进开放而诚实的双向沟通，谈论当前的状况，解决方案以及如何避免类似问题再次发生。 通过确保按时发放工资并让员工清楚知道何时会收到薪金来保持信任。 如果必须获得桥梁贷款或寻求融资以确保这些支付，请务必这么做。 如果员工不再信任您，可能会面临更大的问题，比如员工参与度降低、员工流失和声誉损失。

一个设计合理的销售流程应该是跟踪和追踪客户的表现以及客户在市场上的地位，但在时间紧迫、信息有限的情况下，这可能很难做到。

另一种情况中，您可能有很多小企业买家，而您没有时间检查它们的信用评分，尤其是在月底实现销售目标有压力时候。 最终，您很可能遇到拒绝付款或者逾期付款的客户。

这就是信用管理学科至关重要的地方。 无论您是有一个敬业的团队，依靠销售团队，还是自己做，把工具和流程做到位，跟踪客户的信用，有助于建立信心，相信今天的销售将带来明天的利润。 您可以和您的贷款人、金融公司、以及投资者分享这个信心。

在您被发票拒付事件所困扰之后，重建流程，为您核心的应收账款业务实践建立一个可预测的标准。

每次与客户合作时，您都要签订一份合同，写出付款时间表，并详细说明逾期付款的后果。

如果您还没有采取这些措施，请考虑聘请一位律师起草公司的标准条款。 这些条款应明确规定客户同意承担与债务催收有关的所有费用，包括但不限于第三方催收费用、过期罚款和法律费用。 作为标准化流程的一部分，您需要要求客户在向您公司申请信贷时同意这些条款。

实施新政策

如果拒付已经成为您公司的一个大问题，您可能还需要制定新的政策来保护自己。

对于这样的选择，建立一个明确的、签署的协议是关键。 虽然这些选择可以使您免受部分或全部应收账款遭遇风险的影响，但请记住，它们也可能影响您的竞争优势。 如果您的竞争对手开出开放式条件，而您要求现金付款，您很可能会失去生意。

仔细监控信用

您的信用团队的主要职责是检查和跟踪您的潜在客户和现有客户的信用。 信用是多变的，所以这不是「一劳永逸」的任务。 相反，您应该实施一个明确的系统来追踪财务健康状况的变化，特别是出现危机的警告信号。 在这个过程中您应该了解客户的相对风险，对较新的、较小的和不太稳定的公司进行更频繁的检查。

此外，正式记录您的信用政策和程序，以确定如何判断和追踪信用。 该文件应具体说明数据来源，包括（但不限于）银行和贸易备咨、信用报告、个别公司的财务报表以及对政治风险和宏观经济风险的持续追踪。

审慎的信用管理是一项艰巨而永无止境的工作; 您可能需要考虑通过与有能力的专家合作来提升内部员工，以确保效率和彻底性。

透过贸易信用保险来保护您的公司

信用管理措施中最有力的一种工具是贸易信用保险。 这是确保您收到付款的担保。 这个产品是为那些被您认为最可靠的客户、最有信誉的组织或您最长久的客户辜负您的时候而设计的。

与世界领先的保险公司签订贸易信用保险，更像是与全球风险管理专家网络建立伙伴关系。 保险公司提供数据和见解，帮助您选择合适的客户开展业务，全年追踪它们的财务状况，并在承保客户未付款的情况下赔偿给您。

从意想不到的拒付事件所造成的中断中恢复过来并非易事，尤其是当它对运营和士气造成重大伤害的情况下。 然而，请记住，当您最终挺过来了，您可以把它当作一种警示。

采取保险措施，让公司更好地为未来的这些事件做好准备。 当您开始接受挑战时，第一步是建立可预测的政策和程序，并结合产业最佳实践。 作为强有力的第二步，您可以考虑与安联贸易这样的合作伙伴合作，我们可以提供风险管理方面的指导和信息。 这个关系可以帮助您确保下次的拒付事件不会影响到您公司的偿付能力。

即使是那些从未遭受重大损失的公司也可能会发现它们对信用风险过于保守了，限制了自己的成长潜力。 而那些被拒付伤害过的公司则放大了这个趋势。 投资信用保险单（就算您一直没有提出索赔）常常可以通过在未来推动安全而大胆的销售而获得数倍的回报。