客户和供应商之间缺乏沟通是导致付款和未付发票事宜上出现紧张的根本原因。 在绝大多数情况下，逾期支付发票是客户现金流问题导致的结果。 然而，客户通常会采取「装作不知」的立场，因为它们也感到近似于羞耻。 它们不希望自己的现金流问题成为众所周知的事情，所以他们「装死」，不对供应商的电话或提醒作出回应。 但实际上它们应该采取相反的立场。

管理层有债务自然不开心。 这不是它们有意识选择的东西。 如果它们发现自己处于这样的境地，通常是因为它们无力按照订单附带的初始付款条款来结算未付发票。

例如， 现金流问题可能有各种各样的原因，与管理问题或市场状况有关。 另一个原因这些客户它们自己的客户也没有支付发票。

然而，也有可能客户因为订单纠纷而不想付款 —— 例如，货物错误或质量问题。 这个纠纷可能涉及订单的极小部分金额，但有些客户会因为100英镑的纠纷而拒绝支付价值1万英镑的整个订单，这有时会导致发票无法得到支付。 这些客户将纠纷升级成了一个原则性问题。 以这个为理由拖延付款其实没有必要，但是这其实也是客户保留现金资源的一种方式。

对订单提出异议有时是一种合法的行为，而在不通知供应商的情况下延迟付款就更不合法了。 这也是付款和未付发票导致的紧张关系的源头。 催收人在这种情况下的角色是提醒债权人注意体面的商业标准，以促进未付发票的支付。

如果供应商为了让发票得到支付对客户施加了太大的压力，这很可能导致冲突。 这种态度是可以理解的，因为供应商需要确保未付发票的支付，以使自己的现金流畅通，但没有人喜欢受到压力。 同样，用法律程序威胁客户也不利于双方关系的长期发展。

相反地，利用情感联系并不能保证发票得到支付。 供应商和客户通常彼此认识，这可能导致前者默认给予后者更长的付款期限。 然后，客户可以利用这种信任，优先考虑与之关系不太牢固的供应商的付款。 有着多次逾期支付发票历史的客户往往倾向于与最后一个与它有交易的供应商结算。

一般的原则是尽快开出发票，并要求客户确认收到发票。

您当然应该确保您的发票是准确的，所有的发票细节都是正确的。 将其存档，以证明您成功交付了发票，这是一个很好的做法。

然后，记下发票的详细资料，并随着截止日期的临近与您的客户进行跟进，而不是等到发票逾期，尤其是对于大额的发票。 如果可能的话，去了解客户公司负责结算发票的人，因为这样可以促进付款。 随着付款期限的临近，您可以跟进，友好地提醒它们您希望尽快付款。

如果它们错失了最后的付款期限，那就迅速追讨未付发票 —— 理想的话，最好是写一封未付发票通知信 —— 同时保持对话，确保它们明白您不会接受拒付。 您还可以建立一个自动提醒流程，提醒客户它们的付款义务，并最大限度地提高未付发票得到支付的机率。

在您的未付发票通知信中，务必要包括以下资料：

• 双方公司的细节（名称，地址）
• 信函的日期
• 您公司的主要联系人
• 付款参考编号，发票号码
• 欠款总额 以及利息或费用（如果您选择加进去）（解释这些费用）
• 解释清楚，付款已过期，客户违反了条款
• 提醒之前的沟通记录
• 阐明接下来的流程，包括最终付款日期以及客户拒付的后果（债务催收，法律诉讼）

您应当将发票保存在方便拿到的地方，以便让您对逾期付款有一个清晰的掌握。

中介相对客观，不存在情感依恋，可以表现出开放的态度，倾听客户的意见，然后找到一个友好的解决方案。 庭外谈判更可取，既有利于未付发票的追讨，也有利于维持商业关系。 客户不会像对它们认识的供应商那样，对中介做出同样的承诺。 一旦开启对话，客户通常会理解以及接受这种方式。

倾听，教育，以及建立信任的能力是促成与逾期付款客户进行顺畅交流的全部因素。 债务催收人表示它们参与进来的目的就是找到解决方案。 因此，它们会解释供应商的立场，因为供应商遭遇逾期付款，所以请求它们来催收，供应商也不想成为客户的银行。 客户对这些看法也会表示理解。

作为客户眼里中立方的债务催收人可以迅速地找到付款问题的根源，然后找到双方都满意的解决方案，对未付发票的追讨作出贡献。 如果逾期付款是因为订单导致的纠纷，那么它们就会从客户那里收集关于货物缺陷的描述，然后反馈给供应商。 如果是现金流出了问题，债务催收人就会建议合理的支付比例。